Chuyển đổi số không còn là câu chuyện của riêng các tập đoàn lớn hay doanh nghiệp ở thành phố. Ngay tại Kiên Giang, những cửa hàng và cơ sở dịch vụ tổng hợp cũng đang đứng trước áp lực phải thay đổi cách vận hành, khi khách hàng ngày càng quen quét mã thanh toán, đặt hàng qua điện thoại và so sánh giá chỉ trong vài cú chạm. Tuy nhiên, số hóa không có nghĩa là mua thật nhiều phần mềm đắt tiền. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở địa phương, điều quan trọng là bắt đầu đúng chỗ, giải quyết đúng vấn đề và làm từng bước chắc chắn. Bài viết này gợi ý một lộ trình thực tế.
Bắt đầu từ nỗi đau thực tế, không chạy theo phong trào
Sai lầm phổ biến của nhiều chủ cơ sở là thấy nơi khác dùng công nghệ gì thì bắt chước làm theo, để rồi tốn tiền mà không dùng tới. Cách làm khôn ngoan hơn là bắt đầu từ chính những điểm nghẽn đang gây khó chịu mỗi ngày. Cửa hàng thường xuyên nhầm lẫn tồn kho? Việc tính tiền cuối ngày mất hàng giờ và hay lệch? Khách gọi đặt hàng nhưng ghi tay rồi quên? Mỗi nỗi đau như vậy đều có một giải pháp số tương ứng, và giải quyết được nó sẽ cho thấy giá trị ngay lập tức, tạo động lực để đi tiếp.
Khi chọn giải pháp theo nhu cầu thực chứ không theo phong trào, doanh nghiệp cũng tránh được cảnh ôm một hệ thống cồng kềnh với hàng chục tính năng mà chỉ dùng đến một hai.
Phần mềm bán hàng và quản lý là nền móng
Với đa số cơ sở thương mại dịch vụ, một phần mềm bán hàng đơn giản chính là bước đi đầu tiên đáng giá nhất. Chỉ cần một chiếc máy tính bảng hoặc điện thoại kèm phần mềm phù hợp, người chủ đã có thể theo dõi doanh thu theo ngày, biết mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào tồn đọng và giảm hẳn thất thoát. Thay vì cuối tháng mới lờ mờ biết lãi lỗ, chủ cơ sở nắm được bức tranh kinh doanh gần như tức thời và ra quyết định nhập hàng sát thực tế hơn.
Điều cần lưu ý là dữ liệu chỉ hữu ích khi được nhập đều đặn và chính xác. Một phần mềm tốt đến đâu cũng vô nghĩa nếu nhân viên bỏ qua bước ghi nhận hay nhập sai. Vì vậy, song song với việc trang bị công cụ, doanh nghiệp phải xây thói quen sử dụng cho cả đội.
Thanh toán không tiền mặt: tiện cho khách, lợi cho chủ
Thanh toán qua mã QR và chuyển khoản đã trở nên phổ biến đến mức nhiều khách hàng gần như không mang theo tiền mặt. Chấp nhận thanh toán không tiền mặt vì thế không còn là lựa chọn xa xỉ mà là điều kiện tối thiểu để không mất khách. Lợi ích của nó không chỉ dừng ở sự tiện lợi:
- Giảm rủi ro nhầm lẫn và thất thoát khi kiểm đếm tiền mặt cuối ngày.
- Mọi giao dịch được ghi nhận, giúp việc đối chiếu sổ sách và tính doanh thu minh bạch hơn.
- Hạn chế việc phải giữ lượng tiền mặt lớn trong két, giảm rủi ro an ninh.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, hiện đại trong mắt khách hàng, nhất là khách trẻ và khách du lịch.
Doanh nghiệp nên đặt mã thanh toán ở nơi dễ thấy, hướng dẫn nhân viên xác nhận giao dịch cẩn thận và đối chiếu cuối ngày để tránh sai sót giữa đơn hàng và tiền về tài khoản.
Dữ liệu khách hàng và kênh liên lạc số
Khi đã quen với công cụ cơ bản, doanh nghiệp có thể tiến thêm một bước là tận dụng dữ liệu khách hàng. Việc lưu lại thông tin và lịch sử mua của khách quen cho phép chăm sóc đúng nhu cầu, nhắc lịch, gợi ý sản phẩm phù hợp hay gửi ưu đãi vào dịp thích hợp. Các kênh như trang mạng xã hội, ứng dụng nhắn tin cũng trở thành cầu nối để nhận đặt hàng, giải đáp thắc mắc và giữ liên lạc với khách mà gần như không tốn chi phí.
Điều quan trọng là sử dụng dữ liệu một cách chừng mực và tôn trọng khách hàng. Nhắn tin quá dày hay làm phiền không đúng lúc dễ khiến khách khó chịu và chặn liên lạc, phản tác dụng so với mong muốn ban đầu.
Những sai lầm thường gặp khi số hóa
Trên hành trình chuyển đổi số, không ít cơ sở vấp phải những lỗi có thể tránh được. Phổ biến nhất là ôm đồm quá nhiều thứ cùng lúc khiến nhân viên rối và bỏ cuộc. Kế đến là mua công cụ nhưng không đào tạo người dùng, để rồi hệ thống nằm im. Một số nơi lại quá tin vào công nghệ mà lơ là kiểm tra, dẫn đến sai sót tích lũy mà không ai phát hiện. Cách phòng tránh là đi từng bước, mỗi lần chỉ thay đổi một thứ, huấn luyện kỹ và duy trì việc rà soát định kỳ.
Chuyển đổi số, nói cho cùng, là thay đổi thói quen chứ không chỉ là mua thiết bị. Doanh nghiệp nào kiên nhẫn xây thói quen mới cho cả đội ngũ sẽ gặt hái được hiệu quả bền vững, còn nếu chỉ chạy theo hình thức thì công nghệ đắt tiền cũng thành lãng phí.